kintoneで期間限定プロジェクトを効率よく行う方法☆

May 12, 2017 | カテゴリー: サイボウズ活用Tips

こんにちは!4月はお花見に夢中になっていたとっしーです。
毎年様々な場所にお花見をしに行くのですが、
今年初めて行った栃木県にある太平山は山の上にあるお花見スポットで、
桜と山からの景色をダブルで楽しむことができるとてもお気に入りの場所です♪
(ほとんど散ってましたが...)
ぜひ、皆さまも近くに訪れた際は行ってみてください^^

写真

さて、5月ということで弊社では「体験入部」という新人研修の真っ最中です。
去年のブログでも「新人研修制度」はご紹介させていただきましたが、実は今年、
私は自分が所属している部署の「体験入部」担当者となったため、
部署に来る新人さんたちの受け入れ真っ最中なのです!

ところで、皆さまはこのような「期間限定」で発生するプロジェクトの際、
どのようにチームメンバーとコミュニケーションをとっていますでしょうか?

イラスト

私がお会いしたお客様の中では...
・Facebookやlineでグループを作ってやり取りをする
・期間限定でクラウドサービスを有料/無料で契約する
  こういったお声をよく耳にしました。

イラスト

しかし、それでは「セキュリティ面が心配!」「プライベートと仕事の環境は分けたい!」など、様々な悩みも出てくるかと思います...。

そこで、今月は「期間限定のプロジェクト」等を運営する際、
「kintone」を使って効率よく行う方法を、今回私が経験した「体験入部」を例に、
ブログを読んでくださっている皆さまにご紹介したいと思います!

体験入部全体の運営本部(人事)と体験入部担当者(各部署)のやり取りの場合

ポイント1

▼ 運営側のやり取りとなるため、「kintone」の非公開スペースを作成します!
 こうすることで、スペース内にいるメンバー以外は中を見ることができません。

鍵マークが非公開スペースの目印!

ポイント2

▼ スペース内は、「複数スレッドを許可」にしてこのような見た目にします!
この形式にすることで、内容別にスレッドを作成することができるため整理しやすくなります!

スペースのキャプチャ

▼ スレッド内では、このような形でコミュニケーションをとっています!
(今回は「体験入部2017」のスレッドを覗いてみます!)

スレッドのお知らせ覧 ポイント3 メンバーへのお知らせや共有事項などを掲示します。リンクや画像のほか、アプリのレコードの一覧や、グラフを貼り付けることもできます。
スレッド欄 スレッド内で自由に発言できます! 「いいね!」で確認したことを表示! ポイント4 @Everyone Groupにすることで、スペースの参加者全員に通知が行きます! 気になることがあれば、返信します!


人事部と各部の担当者の「体験入部」の運営的なやり取りは
このようにすべて「スペース」内で行われています!^^

上級編 体験入部担当者(私の部署の場合)と体験入部に来る新人さんのやり取りの場合

▼ 体験に来る新人さんとのやりとりをするために、チームごとスペースを作成します。

特に非公開にしなくてもよいのですが、
ほかのチームが私たちの部署を体験する前に体験済みのチームのスペースを
見てしまうと、面白さが半減してしまうかなと思い、今回は非公開で作成しました!

スペースの一覧

▼ スペースの中です!

スペースの中


ポイント5

工夫した点は、スペース内のお知らせ欄で講義資料をリンクにして掲示したことです!リンクを押すと「Garoon」のファイル管理に飛びます。
この形式のいいところは、途中で資料に不備が見つかり、資料を訂正し更新したとしても更新するのは「Garoon」のファイル管理の資料のみで、「kintone」側は特に変更しなくても良いところです^^!

▼ こちらがリンク先のGaroonのファイル管理ページです

Garoonのファイル管理ページ

(新人さんにばれずに、こっそり訂正できちゃいます)

▼ 関連リンクを使います!

関連リンク


ポイント6

上の画像をよく見ていただくと、「アプリ」欄には何もなくて、
「関連リンク」のところにアプリがあります。


通常ですとスペースごと、スペース内でアプリを作成しなくてはなりません。
今回の「体験入部」の場合、一つのアプリを各チーム(各スペース)で利用したいため「関連リンク」を使いました!
こちらを利用すれば、スペース外にあるアプリを、あたかもスペース内にあるような形で使うことができます。
こうすることでスペースごとアプリを作るのではなく、アプリ作成も一回で済みます^^

ポイント7

一つのアプリを各チームで使うため、「一覧」を来るチームに合わせて変えてあげるだけで、使う側の操作性もアップします!

アプリ

アプリの設定画面

このように新人さんとのやりとりも、スペースを活用しております(´▽`*)
2つめのスペースの使い方は、少し上級編になりますが、スペースを使いこなせると活用が広がって、あれもこれも!と楽しくなってくると思います*

ぜひ皆さまも、様々なことに「kintone」の「スペース」機能を使ってみてください☆
来月もお楽しみに!!

ウサギ

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おいしいもの、旅行が大好きな新卒4年目です!(よく食べます)
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