ツールで解決 ★ 面倒な?お誕生日会事情

November 20, 2017 | カテゴリー: サイボウズ活用Tips

皆さま、こんにちは!目玉焼きは両面焼き派のとっしーです!
(これを人に話すと決まって驚かれます...どなたか両面焼き派の人はいませんか...。。)

character_egg.png

ところで、皆さまの会社ではお誕生日会をしていますか?
私事ですが、先月誕生日を迎えたことで他の企業様ではどのようにお祝いしているのか密かに気になっているのです。

そこで、まずはその実態を調べるため、よーし!さっそく検索検索~!と勢いよく
「会社 誕生日会・・」と調べてみたところ...
なんと検索ワードに「面倒」・・・・「」の二文字が!!!!|д゚)

検索画面.png

...恐る恐る調べてみると、会社でのお誕生日会にマイナスのイメージを持っている方が多いことがわかりました。。

book_renrakuchou.png「日程調整がめんどくさい」

money_kechi.png「お店選び大変、幹事は嫌だ」など、

このようなイメージがあるみたいです。
せっかくの誕生日が「面倒」と思われてしまうのは、とても残念ですよね(/_;)

そこで、今月はそんなお誕生日会を"ツールを使う"ことで少しでも
円滑にする方法を紹介させてください☆

ここからは、サイボウズのお誕生日会を例に簡単に紹介させていただきます^^

【ツールを使ったお誕生日会 サイボウズ編】

サイボウズでは毎月、その月に誕生日を迎える社員同士で集まり、
部門役職不問でお誕生日会をする制度があります。
(※一人3000円までの補助あり)

部門役職不問ということで...
これは取りまとめるのが大変そう!!><と思いませんか?
しかし、ここは「ツール」をフル活用!して面倒を省きます。

ツールで面倒解決①★「kintone」でアプリを作成し、
          希望日時、食べたいジャンルを募る。

ツールを使って声を集めることで、コミュニケーションコストを
ぐーっと下げられます!

下記がそのアプリです。

フォーム.png
希望日程、参加できない日、食べたいジャンル、聞きたいことをこのフォームに詰め込むことができ、効率よく希望を聞くことができます!♪

ツールで面倒解決②★データが溜まったら、グラフ機能で集計!

目に見えて結果がわかるので、だれも文句を言わない(?!)
「kintone」の集計機能を使うことで、幹事も楽々調整可能になります!
幹事以外の人も経過観察できるためおすすめです^^

参加可能曜日

1102.PNG

       月     火      水      木      金

食べたいジャンル

1103.PNG

(ちなみに、10月のお誕生日会は毎年ほぼ「お肉」ジャンル一択です。)

ツールで面倒解決★③日時が決まったあとは、「Garoon」の
         スケジュールコメント欄で当日までやり取り★


連絡①.png

個人ごと幹事とメールでやり取りすると、どうしても漏れが出やすくなります。><

そこでスケジュール上でやり取りすることで、幹事以外の方も状況を把握でき、
漏れなく情報の共有ができます*

---

簡単ではありますが、今月はツールで効率化するポイントを3点お伝えしました!
ツールを活用することで、このように日程調整、お店の選定など
効率よく決めることができます。

幹事や参加者のちょっとした面倒を
解消することができるかもしれません!

これから、忘年会シーズンとなりますが、このように「ツール」を使って
様々な調整を試してみてはいかがでしょうか^^

さて、ここからは【番外編】お誕生日会当日の様子です。

party_birthdaycake_kao_tsukkomu.png
ここからは少しお恥ずかしい話になるのですが...
当日までの連絡はこんなにもスムースでしたが
実は私たち、、お店に着くのに30分かかりました。。。
(※10分で到達できる場所です)

IMG_0053.JPGIMG_0052.JPGIMG_0051.JPG

迷いに迷っている様子↑

遅れてくる社員も、迷っていました。↓

連絡②.png

(スケジュールのコメント欄でやり取りスムース!)

10月生まれは方向音痴なのでしょうか...。
(そうではない10月生まれの方申し訳ございません)

そして無事(?)30分遅れでお店に着いたあとは、おいしいお肉に囲まれて
関わりの少なかった社員さんたちと談笑の時間を楽しみました*

2017-10-25_12-28-41_000.jpeg

↑ブログ用に写真を撮っている私の図

2017-10-25_12-26-50_000.jpeg

↑おいしいお肉の図

このお誕生日会制度の良いところは、
ランチでも制度を利用できるところかな、と私は思います。

お子様がいる社員など夜の予定が調整しにくい方でもランチなら気軽に参加できます!

そういったこともあり、このお誕生日会制度利用率はなんと9割...!(私調べ)

同じ生まれ月の皆で食事等を囲むことで互いにお祝いし、
新たなコミュニケーションのきっかけにもなっています。

新人の頃には、幹事として様々調整したことで普段かかわりのない方ともお話しできたことを今でも鮮明に覚えています!*

とはいえ...最後に一つだけ

このようにツールと制度で運用できるのも、
土台である「風土」があってこそだと思います。

nougyou_saigai_shinpai_kome.png

上司に開催候補日をいきなりグループウェアで聞くなんて...!と
思った方もたくさんおられるかと思います。

実際にはそこがなかなか難しいのですよね。。

今後はサイボウズの「風土つくり」の部分も併せてご紹介できればと思います!

最後までお読みいただきありがとうございました*
来月はもう12月ですね...!早い。。来月もお楽しみに!

おまけ* お肉の焼き加減についてタジタジする社員一同

IMG_0060.JPG

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おいしいもの、旅行が大好きな新卒4年目です!(よく食べます)
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