社内のお困り事解決!「わくわくFAQ」とは⁈

March 7, 2018 | カテゴリー: サイボウズ活用Tips

最近デスク上の「並べ隊 整列キャット」を眺めていると心が落ち着くとっしーです。
しかし、まだ2匹しかおらず整列感がないのが最近の悩みです。
1回300円のガチャガチャなので、少しお高めなのが難点ですが、
ボーナスで買おうと思います!今狙っているのが「小さくまえならえ」キャットです。

ねこたち.png


ところで、皆さまこのようなことありませんか...?

図4.png


図5.png



図7.png


図9.png

私もしばしばお客様から↑のような状況を聞きます・・・
そしてその都度、紹介しているのが今回取り上げる「わくわくFAQ」です!

この「わくわくFAQ」とは、社内の「あれ?これどうするんだっけ?」をまとめている「kintone」のアプリです。(カスタムアプリでも代用可)
アプリにまとめておくことで、質問をする側、質問を受ける側の工数を
ぐぅーっと減らしてくれます。サイボウズにとってなくてはならないアプリなのです!

と、いうことで今月はとーーーっても便利!
サイボウズ社内閲覧数No1?!
社内のもやもやを抱えている皆さまに!負担を減らせる工夫をご紹介します。
(ずーっと紹介したかったんです!嬉しい!興奮ぎみ)

さっそくですが、こちらがそのアプリ...わくわくFAQです!

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(とても目立たせましたが、特にアイコン自体に意味はありません...)

(気を取り直して...)こちらがアプリを開いた際の画面です!
「社員証を失くした時」「ハラスメントをうけたとき」などあるあるな出来事から、
そこまで頻繁に起きないであろう(むしろそう思いたい)ものまで並んでおります。

2018030607.png

左側には、細かくカテゴリが分かれており、自分の関係しそうなカテゴリだけを簡単に絞りこむことができます。(もちろん全体検索もできます♪)

カテゴリを数えてみたところ...なんと44個もありました!
とても細かく分かれています。
下記のように階層もつけられるため、カテゴリ自体も整理できます。

2018030503.png

あとは自分が気になるレコードをクリック!
こちらが詳細画面です*

*質問*誤って会社名義のクレジットカードを個人利用してしまったとき
20180313.png
(① の色合いから総務の怒りの声が聞こえるのは私だけでしょうか...。)

このようにわかりやすく手順が書いてあるため、記載の手順に従うだけで手続きが完了します!わざわざ総務に聞く必要がありません^^

さらには、回答について何か質問がある際は...度々このブログでも登場している...
そう!コメント機能を使います。
(偶然!先月号に登場した吉原くんがコメントで質問しております。)

2018031302.png

このコメント機能は社内にいなくても総務に直接質問でき、
該当の内容を参照しながらやり取りできるので利用頻度がとても高いです!

さらにさらに...!別の質問【国内出張が決まったら...】の詳細画面を開いて
下までカーソルを動かして見てみると、、、
[詳細レコードの内容が思いのほか長くキャプチャではわかりづらいためイメージで失礼します]

20180316.png

なんと!関連するQという欄に、他のレコードの【出張】に関するものが表示されているではありませんか!
2018031304.png
こちらはkintoneの「関連レコード」という機能を使って自動的に持ってきているのです。ついでに関係するレコードも確認できてとっても便利です♪

こんなに便利便利...と言っても、やはり会社で働いていると予想外のことが
たくさん起こりますよね。時には「わくわくFAQ」に載っている以外のことも。

その時はさすがに...総務に直接相談。。

では、ありません!そんなときのために...
こんなレコードも用意してあるのです!!

201803065.png

なんだかもう総務には頭があがりません。

この運用をしているため、サイボウズではわかないことが出てきたとき
誰かに聞く前にまずはわくわくFAQ見てね!!
この文化があります。私も新人の時からこのわくわくFAQ先輩にはずっとお世話になっております。(一番仲の良い先輩かもしれません)

そして、皆さま薄々気づいているかと思いますが、実はこのFAQを作り上げるまでが一番大変かと思います。
businessman_workaholic_woman.png

しかし、最初はデータが少なくスモールスタートになるかもれしませんが、一度作ってしまえばあとは増やしていくだけです!
みるみるうちにレコードが増え、会社の資産となりうる優れものです。
何かの参考に少しでもなれば嬉しいです!*

今月はここまでです^^
来月もお楽しみに!★

*おまけ
とっしーブログカード作りました。(with 整列キャッツ)

ぶろぐかーど.png
(100枚さばけるかなぁ...)

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おいしいもの、旅行が大好きな新卒4年目です!(よく食べます)
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